پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری :: جویا افزار ماندگار پرسیا

امروزه بیشتر سازمان ها بسوی اتوماسیون تغییر رویه داده اند تا بتوانند سودمندی و کاهش هزینه ها را درفضای کاری خود تقویت سازند. بسیاری از این سازمان ها از مزیت های اتوماسیون آگاه می باشند؛ به دانلود برخی اپلیکیشن ها یا نرم افزارها می پردازند که امکان اتوماسیون یک یا چند وظیفه اداری را داشته باشد. البته این بدان معنا نمی باشد که سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون به معنای واقعی و تنها بواسطه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری حاصل می گردد.

در این مقاله به بررسی سیستم اتوماسیون اداری و مزیت های ارائه شده از سوی آن می پردازیم. همچنین نگاهی به فرایند پیاده سازی آن خواهیم داشت و برخی ویژگی های مهم که لازم است برای سیستم اتوماسیون اداری آنها را در نظر گرفت، را نیز برجسته می سازیم.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم متشکل از راهکارهای سخت افزاری و نرم افزاری می باشد و انتقال داده ای میان سیستم ها را بدون مداخله یا مشارکت انسان، فراهم می سازد. اتوماسیون اداری با آسان سازی و اتوماسیون فرایندهایی از جمله حسابداری، مدیریت داده ها، آموزش، مدیریت تأسیسات و وظائف اداری متعدد، منجر به سهولت بار کاری سازمان می شود.

سیستم اتوماسیون اداری تنها به معنای حذف کاغذبازی نیست. بعنوان مثال کلیه محصولات کاری و مکاتبات مشتریان در سیستم مدیریت اسناد، حفظ و نگهداری می شوند. با این حال سیستم اتوماسیون اداری سازمان ها را بسیار فراتر از حذف کاغذ بهره مند می سازد. این سیستم حُکم ابزاری قدرتمند را دارد که می تواند برای محدود سازی فرایندهای دستی، شناخت جریان های کاری بی اثر و سهولت در تصمیم سازی آگاهانه، بکار گرفته شود.

مزیت های سیستم اتوماسیون اداری

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری طیف گسترده ای از مزیت ها را بهمراه دارد. این مزیت ها عبارت اند از:

- بهبودی دقت

- کاهش هزینه ها

- کاهش زمان و منابع

- مدیریت و ذخیره سازی داده ها

- بینش داده ای و تصمیم آگاهانه

- بهبودی فرایند کسب و کار

بهبودی دقت

انسان مرتکب خطا می شود و سیستم های اتوماسیون بدرستی پیاده سازی نمی شوند. خطاهای انسان تنها به این دلیل که اثرگذار نیستند و سودمندی را به تأخیر می اندازند؛ نیازی به تصحیح ندارند، اما می توانند هزینه بردار باشند. مثلاً می توانیم به افزایش ارقام بهنگام پرداخت حقوق کارمندان یا فروشندگان اشاره کنیم. اشتباهات اساسی می توانند به مسائل امنیتی و انطباقی خاتمه یابند و بصورت بالقوه جریمه و مجازات را بهمراه داشته باشد. سیستم اتوماسیون اداری مداخله انسان در انتقال داده ها را محدود می سازد که بدنبال آن نیز وقوع خطاها به حداقل می رسند.

کاهش هزینه ها

سازمان ها با اتوماسیون فرایندهای پیچیده کسب و کار دیگر نیازی به سرمایه گذاری بیشتر جهت استخدام نیروی کار ندارند. در نتیجه از هزینه های عملیاتی کاسته می شود و در عین حال سودمندی و حاشیه های سودآور نیز به میزان قابل توجهی افزایش می یابد.

کاهش زمان و منابع

سازمان ها با اتوماسیون قادرند تعداد کارهای بیشتر را در مدت زمان کمتر به انجام برسانند. با حذف فرایندهای وقت گیر و طاقت فرسا، کارکنان می توانند زمان خود را بیشتر صرف وظائف ارزشمند سازند. مثلاً اگر بخواهیم به مزیت های محبوب حاصل از حذف کاغذ اشاره ای داشته باشیم؛ کارکنان با بهره مندی از نرم افزار اتوماسیون اداری دیگر نیازی به صرف زمان بیشتر جهت جمع آوری اسناد مهم، ورود اطلاعات و یا تکمیل نسخه های بزرگ کاغذی ندارند. سیستم همه ی این کارها را انجام می دهد. در حقیقت 78درصد از رهبران کسب و کار پیش بینی می کنند که اتوماسیون می تواند آزادسازی 3 ساعت از زمان کاری روزانه یک کارمند را بهمراه داشته باشد.

مدیریت و ذخیره سازی داده ها

سیستم اتوماسیون اداری به سازمان ها این امکان را می دهد که توسط سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی قادر به نظارت و کنترل داده ها باشند. ویژگی های مشترک شامل مواردی از جمله مدیریت وظائف و سیستم های یادآوری و همچنین، دسترسی آسان به اطلاعات توسط ذینفعان کلیدی می باشد.

بینش داده ای و تصمیم آگاهانه

سیستم های اتوماسیون امکان دسترسی به مجموعه داده های بزرگ و تجزیه و تحلیل ها را برای سازمان ها فراهم می سازند. دسترسی به داده ها منجر به اتخاذ تصمیم های آگاهانه می شود. علاوه بر این، سازمان ها با در اختیار داشتن تجزیه و تحلیل داده ای و شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) می توانند بهبودی در فرایندها را اجراء سازند و بدین وسیله موانع و دیگر موارد بی تأثیر را از میان بردارند.

سازمان ها با بهبودسازی فرایندهای کسب و کار منجر به بهینه سازی کارکرد می شوند؛ کیفیت محصولات یا سرویس های خود را بهبود می بخشند، و سطح بالاتری از انطباق را اطمینان می بخشند. قابلیت بهبودی فرایندهای کسب و کار دقیقاً همان چیزی است که سیستم های اتوماسیون اداری را از تکنولوژی اتوماسیون قطعه ای، متمایز می سازد.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resources planning ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resources Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resources Management ( HRM

. برنامه ریزی منابع تولید ( Manufacturing Resources Planning ( MRP

. مدیریت فرایندهای کسب و کار ( Business Process Management ( BPM

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیریت وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent